W każdej firmie zdarza się potrzeba nagłego omówienia istotnych spraw. Co jednak w sytuacji, kiedy pracownicy nie są dostępni na miejscu? Czy musimy dzwonić do każdego z nich z osobna i tracić cenny czas na objaśnienie wszystkich aspektów? Co zrobić, kiedy klient chce omówić coś pilnego, a nie ma czasu, by osobiście się spotkać, a my z kolei nie możemy do niego dojechać? Co, kiedy pojawia się nagła potrzebna skontaktowania się z podwykonawcami i omówienia projektu?
Problemy komunikacyjne we współczesnej firmie
Wymienione powyżej sytuacje występują bardzo rzadko, jeśli osoba, z którą chcemy porozmawiać pracuje blisko nas. W dzisiejszych czasach rzadko kiedy zdarza się jednak, że wszyscy współpracownicy są dostępni na miejscu. Wiele firm pracuje bowiem z podwykonawcami oraz klientami nie tylko z całej Polski, ale także ze świata. Bardzo trudno jest im więc osobiście spotkać się i omówić wszystkie istotne kwestie. Spotkanie wymaga bowiem poświęcenia dużej ilości czasu, wydatków na dojazdy oraz skoordynowania tak, aby jego miejsce i czas odpowiadały wszystkim uczestnikom. Wiele problemów pojawiających się w pracy wymaga jednak szybkiego kontaktu z wieloma osobami.
Najlepszym wyjściem z tej sytuacji jest wynajęcie sali konferencyjnej i spotkanie się w niej ze wszystkimi zainteresowanymi daną sprawą osobami. Bardzo często okazuje się jednak, że wszystkie sale są już pozajmowane i nie możemy niestety skorzystać z takiej opcji. Rozwiązaniem tego problemu może być skorzystanie z nowoczesnej usługi telekonferencji, która oferuje nam możliwość stworzenia wirtualnej sali konferencyjnej. Z jej funkcjonalności może skorzystać każdy, kto na co dzień korzysta w swojej firmie z wirtualnej centrali telefonicznej VoIP.
Czym jest telekonferencja i jak działa?
Działanie telekonferencji jest bardzo proste. Wystarczy z dostępnej w wirtualnej centrali telefonicznej puli numerów wybrać jeden z nich oraz przypisać mu funkcję wirtualnej sali konferencyjnej. Konieczne jest ustalenie do niej specjalnego kodu dostępu, który będzie identyfikatorem konferencji i jednocześnie kodem zabezpieczającym zapobiegającym dołączeniu do rozmowy osób postronnych. Taki kod dostępu powinien składać się z czterech, łatwych do zapamiętania cyfr.
Kiedy ustawimy parametry wirtualnej sali konferencyjnej od razu będzie ona gotowa go użytku. Powinniśmy jeszcze zadbać o przekazanie kodu dostępu oraz numeru telefonu naszej sali konferencyjnej dla wszystkich osób, które chcemy zaprosić do rozmowy. Kiedy wybrana osoba zadzwoni na podany numer zostanie poproszona o wpisanie kodu dostępu, a po jego weryfikacji zostanie połączona z wirtualną salą konferencyjną i będzie mogła uczestniczyć w rozmowie.
Zalety telekonferencji i wirtualnej sali konferencyjnej
W jednej telekonferencji na raz udział może wziąć maksymalnie 15 osób. Nie ma natomiast ograniczeń w tworzeniu liczby telekonferencji. W praktyce oznacza to więc, że w jednym momencie możemy ich zorganizować tyle, ile tylko chcemy i potrzebujemy.
Ogromną zaletą wirtualnej sali konferencyjnej jest jej stała dostępność. Nie ogranicza nas bowiem fizyczna przestrzeń, która często może być już zajęta przez innych użytkowników, a o jej zarezerwowanie musimy zadbać z wyprzedzeniem.
Organizując telekonferencje zmniejszamy także wydatki – korzystając z wirtualnej sali konferencyjnej jedynym kosztem, jaki ponosimy jest bowiem opłata za rozmowę telefoniczną. Nie musimy więc przeznaczać pieniędzy oraz czasu na dojazdy, opłacenie fizycznej sali konferencyjnej, zamawianie cateringu i wielu innych rzeczy, za które zapłacilibyśmy organizując tradycyjną konferencję.
Artykuł przygotowany przy współpracy z serwisem: Centrum Konferencyjne ICE Kraków.
