W dzisiejszych czasach prowadzenie jakiejkolwiek działalności bez wsparcia oprogramowania, które chociażby w podstawowym zakresie ułatwi i odciąży pracę związane z formalną częścią prowadzenia działalności jest nie na miejscu. Tym bardziej, że z prawnego punktu widzenia jesteśmy zobligowani do wystawiania tak zwanego JPK (jednolitego pliku kontrolnego), które wymaga określonych informacji, w określony sposób. Dlatego logicznym i sensownym wydaje się przynajmniej częściowa automatyzacja czynności związanych z generowaniem dodatkowych dokumentów. Dlatego program do faktur, wydaje się absolutnym „must have” każdej firmy.
Typ oprogramowania
Oprogramowanie dzieli się na różne typy i w zależności od wbudowanej funkcjonalności zaspokaja określone potrzeby. Najprostsze rozwiązania to program do faktur, często zintegrowany z funkcją obsługi gospodarki magazynowej. Kolejny rozwinięciem są programy od księgowości, kadrowe oraz wyspecjalizowane systemy dla większych przedsiębiorstw i organizacji. Klasyczny, historyczny, akademicki podział to:
MRP
MRP II
ERP
Od czego zacząć?
Pierwszym wyborem nowo tworzonej firmy powinien być program do faktur, który pozwoli na uporządkowanie i zautomatyzowanie podstawowej czynności związanej z wystawianiem, przyjmowaniem faktur. Wprowadzenie takiego programu ułatwia kontrolowanie sprzedaży, pilnowanie płatności oraz ułatwia gromadzenie i przekazywanie informacji potrzebnych księgowości. Korzystając z takiego narzędzia odciążamy pracowników (właściciela) od konieczności ręcznego (lub przy pomocy arkusza) wystawiania dokumentów i zestawień koniecznych do monitorowania bieżących przepływów finansowych w organizacji. Następnym krokiem byłby wybór oprogramowania do zarządzania magazynem. Tandem program do faktur + program magazynowy pozwala na pełną kontrolę przepływów zarówno surowców, towarów jak i pieniędzy.
Jak wybrać?
Wybierając oprogramowanie, które ma działać w firmie kierujemy się zwykle ceną, opiniami i reklamami. Zapominamy, że ma być to narzędzie, z którego będziemy korzystać codziennie. A powinniśmy skupić się raczej na stosunku ceny do jakości. Sprawdzić na ile prosty i intuicyjny jest program, czy posiada wszystkie potrzebne funkcje i jaki jest rzeczywisty koszt takiej aplikacji.
Pamiętajmy, że taki program kupujemy na lata, a przyzwyczajenia ciężko będzie zmienić. Dlatego warto przetestować wybrane rozwiązanie przed zakupem i upewnić się, czy producent oferuje odpowiednie wsparcie i dokumentacje. Kolejną ważną, a często pomijaną kwestią przy wyborze oprogramowania jest brak wsparcia ekspertów. Do prawidłowego działania oprogramowanie, tak jak i każde narzędzie wymaga odpowiedniego skalibrowania i ustawienia. Wskazane do tego jest przeprowadzenia analizy potrzeb, wybór oprogramowania spełniającego te wymagania i wdrożenie. Zaniechanie tych czynności może skutkować problemami, które będą się unaoczniać wraz z rozwojem potrzeb. Wyjątkiem jest program do faktur, który w podstawowej konfiguracji można użytkować bez dodatkowych czynności.
Artykuł powstał we współpracy z afaktury, gdzie mona dostać program do faktur. Po więcej informacji wejdź na afaktury.pl.
